中小企業をITで元気に!

9-3 企業全体の情報リテラシーをあげる

 |  | 

【これからの情報システムの在り方】

これからの情報システムは利用者と一体性をもって友達の存在のようにならなくてはいけません。最近の若い人は手元にスマホを持っていて、会話の途中でわからない単語や人名等があるとすぐさま検索をして不明な言葉を理解した上で会話に戻ってきます。また議論が白熱し意見が割れているとき、キーになる事実関係をすぐに調べて提供してくれます。これでは年配者は見栄も張ったりも通用しません。企業の情報システムも仕事をする上でスマホの扱いのように身近な存在にならなくてはいけません。ここでその障害になるのが年配者や管理職の人です。もちろん例外はありますから全部とは言いません。しかし多数の方はPCやスマホになじめないという理由で敬遠する傾向にあります。折角整備した情報システムを秘書を介して利用したり、使えないことを理由に他の迂回的な業務プロセスを作ったりすれば、本末転倒です。会社全体の情報リテラシィーを上げることは意外に見落とされている事です。

 

【職場でのQ&A

まず簡単に行えることは、知らないこと、操作上困っていることがあれば、その場ですぐに誰にでも聞くことができる雰囲気を作ることです。職場がぎすぎすしていると、素直に聞くことができません。また表面的な理解では応用が利かないので、すぐに躓きます。これを見越して聞く方も聞かれる方もできるだけ深く理解できるような対話になれば万々歳です。聞かれたことが答えられないとその人は別の人に聞いたり、調べたりして余計に理解が深まります。確かに最初はそのような時間が増えて生産性が悪くなる心配はありますが、一時的なことです。前向きに考えればこのような機会を通じて交流が活発になり、お互いを理解し合える好機になるもしれません。

 

【年配者にやさしく】

管理者も含めた年配者たちは、なかなか情報システムやPC、スマホになじめません。いつの世も年齢を重ねると好奇心が減退し、集中力が途切れがちになります。その結果新しいものを手のうちに入れることは若い人と比較すると遅くなります。私はもう一つ理由があると思います。海外では1900年代の早い時期にタイプライターがありました。アルファベットだけのキーボードなので習得(操作)は割合簡単で早く入力できるようになります。オフィスで働く人は全員が自分でタイプできるようになっていました。その後タイプライターは情報システムの入出力装置になりましたので、情報システムとの対話も自然にできるようになったと思います。一方日本でも和式タイプライターはありましたが、アルファベット、漢字、ひらがな、カタカナを入力するための特殊が機械でした。専門のタイピストだけが利用していました。一般の人はキーボード入力に接する縁はありませんでした。企業のオフィスでPCが配置されて、利用され始めたのは2000年以降だと思います。従ってブラインドタッチができる年配者はほどんといません。そんなことも敬遠している理由です。年配者には時間をかけても優しくプライドを傷つけないで教えてやってください。

 

管理者が率先して利用する

もう一つ情報リテラシー向上の邪魔をしているのは管理職です。必要な情報システムとの入出力は秘書がしてくれます。むしろそれが秘書の仕事と思っている管理職が沢山います。ですからいつまでたっても上達しません。今までの情報システムはそれでも良かったのですが、今後は直接自分で操作しなくては不都合が事が沢山でてきます。それほど情報システムの位置づけが変わっているのです。会社組織では下の職位の人は、上の職位の人の仕事の有り様を見て自分の仕事の決める傾向にあります。これはどこの企業も同じです。管理者が率先して情報システムと友達になれば一気にその配下の人は影響を受けます。管理者の意識改革が重要で「まず魁より始めよ」ですね。それがもたらす効果は想像以上に大きいと思います。