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3-2 「業務改革と情報システム化整備プロジェクト」発足

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【業務改善と情報システム構想の作成は全社挙げて実行しよう】

 前回に記述したエクセルレガシー現象が見え始めたり、過去に手作りで開発した基幹的なシステムが劣化して担当者や現場の悲鳴が聞こえると、それは新しい基幹システムを構築しなくてはならない合図です。そのためにはまず新しいシステムのイメージを考える必要があります。現在の情報システムの技術から考えて、とるべき手段は2つあります。一つはERP(Enterprize Resource Planning)と呼ばれるパッケージをベースにするシステムを選択する、二つ目はある程度自社の業務に合わせて、準パーケージ的なシステムをベースに作り上げる方法を選択することになります。

この選択の判断基準は今後の回で触れるので、ここでは2つの手段があると紹介するにとどめます。どちらの選択をするにしても、まず「情報システム構想」を作成することから始めます。この構想は自社で主体的に作成する必要があります。ここを部外者に頼るようでは情報システムを刷新する資格はありません。もちろん経験者にアシストしてもらうことは構いませんが、主体は社内の中心的な人材が推進する必要があります。そしてできる限り全社を挙げてのプロジェクトとして立ち上げることが肝心です。できるだけオープンに、できるだけ社員の皆さんの意見や意向を確認しながら進めましょう。

なぜなら中小企業の基幹的な情報システムは全員が関係者になり、自分の仕事に係る事なのでおのずと関心が高くなります。全員参加型が後々のプロジェクト推進に役に立つのです。

 

【プロジェクト実行計画を作成する】

さぁいよいよ具体的な情報システム刷新の第一歩になります。経営者や全社員の理解と協力を得るためには「プロジェクト実行計画書」の作成が必要です。中小企業では人数が少なく常に会話でのコミュニケーションで日常の業務の確認を終わらせるのが常のようです。そのため計画書を作成して事前に関係者と擦り合わせをする習慣があまりありません。業務改善や情報システムの再整備などの長期かつ投資を伴うものは、しっかりとした計画を作成することが成功への第一歩となります。

通常このプロジェクト計画は大きく2つに分かれます。ます第一期は情報システム構築に先立って、業務改革や改善を検討し、新情報システムに盛り込む新しい業務のイメージを考える事、そしてそれを盛り込んだ新情報システムの実現方法や必要な情報システム基盤のイメージを考える事、さらに一番重要な投資効果の見積りをすること。これが第一期になります。ここで経営者に説明をして、理解と承認を得て次の第二期に進みます。第二期は新情報システムを構築して、稼働を目指しますがただ構築するだけではありません。新しいシステムに登録するデータ類の整備(取引先データ、製品マスタ―データ、社員名や資格等)、旧システムから移すべきカレントデータ(受注案件データ、在庫データ、会計データ等)の移動、システム利用者向けマニュアルや研修の実施等は、プロジェクト関係者だけでなく全社員が参加しなくてはなりません。それも本業の仕事に支障ない形で行うのです。

プロジェクト計画書は第一期、第二期は時期をずらして別に作成をすることをお勧めします。

 

【プロジェクトの目的を明確に】

実行計画書はプロジェクトの目的、目標、理念等がしっかり熟慮の上記載することが大事です。現実の作業に入っているとこれらの項目は一見お飾り的だったり、象徴的な項目として意識しがちですが、実は重要な役割を担っているのです。普通プロジェクトのゴールは関係者で共有して明確になっているものです。ところがそのゴールに到達するための方法はいくつかあります。方法を選択する場合にプロジェクト関係者の経験や価値観が反映して意見が分かれます。ここ場合に目的、目標、理念に照らして選択をすることが出来ます。もちろんすべてがこの方式でプロジェクト判断を頼ることはできませんが、重要なキーワードになります。

 

【実際のプロジェクト実行計画の例】

第一期プロジェクト実行計画の例