中小企業をITで元気に!

2-2 情報システム投資は効果が見えにくい

 |  | 

【情報システムの必要は理解できるが効果が見えない】

 

中小企業の経営者の方と話すとよくこんな言葉が聞かれます。「情報システムの必要性は理解できるが、その効果が判然としていてよく理解できない。社内の担当者にしつこく聞いてもよくわからない。自分だけかと思って、他の経営者に聞くがやはり同じようだ。だからどうしても素直に投資する気にならない」と言われます。確かに理解しにくいと思います。そしてその理由ははっきりしているのです。一口に情報システムといっても千差万別あり、利用目的によって投資の大きさもその効果もそれぞれ違うのです。更にわかりにくさに拍車をかけているのが、情報システムを利用する人たちの意識や使い方で効果に違いが出る事、情報システム以外の業務が情報システムと相性よく進められているか等、情報システムの機能や性能と関係ないところで成果や効果に違いが出る事が、投資効果を判りにくくしている理由です。この問題を経営者が理解して、投資の提案担当者の不安を払拭しない限り、担当者レベルでは積極的な投資促進の意見具申や行動はとれないことになります。

 

【情報システムの投資効果は計量化しにくい】

 

経営的に投資効果を判断する場合、定量効果、定性効果があります。そしてその効果が発揮されたことで二次的、連鎖的に出てくる期待効果があります。ところが先に説明した通り情報システムの効果は開発する人の能力や利用する人の情報リテラシーなどで大きく違ってくるため大きく振れます。誤差程度でなく2倍、3倍の違いが生じることもあるので構想段階で正しく効果を見積もることは難しいとされています。そんな状態だから更に抽象的な定性効果や期待効果は押して知るべしになります。それでも投資を引き出すためにはそれなりの理屈をつけて効果を算定しないと周囲は納得し賛同してくれません。しかし上手く事が運べば必ず期待以上の効果があるのも情報システムの特質なのです。従って構想段階の効果算定は根拠がなくても、ある程度実現可能性のある目標値を経験的に設定し、それを投資効果とするのが妥当と考えなくてはいけません。決して積み上げ方式で効果を算出して見積もっても正確ではありません。むしろ目標値として設定した値に向かって開発段階で工夫をし、稼働後に情報システムや業務の改善が図れるようにして、予想した効果に近づけるほうが現実です。大事なことは稼働後に効果を測定して当初の目標とのギャップを把握して、その後も改善努力を継続する。PDCA(Plan, Do, Check, Action)を回すことが、経営者と情報システム担当者の信頼関係を築くことにななります。

 

【投資費用の中には過去の商習慣では理解しにくい費用がある】

 

情報システムの開発や維持・運用時に発生する費用を見ると、通常の物販で常識とされている商習慣に当てはまらない費用がいくつか散見されます。例えば導入前に必要な情報システムの構想を考えたり具体化するための調査や企画などは有料になることが多いです。本来なら社内人材で実施するのが当たり前ですが、かなり専門的な知識が必要で大企業ならいざ知らず、中堅中小企業ではそのような人材は通常いないのが普通です。ベンダーが販促の一環でサービスとして行う慣習が強い日本でもベンダーの体力がなくなってきた昨今では有料となることが多いのです。また仮に有料でもあっても、クライアントの事情を鑑みて適切な構想つくりを支援できる技術者はあまりいません。また一旦情報システム設備の購入契約を締結しても、開発途上で当初の見積りには触れていなかった機器の購入やソフトウェアの追加発注等が発生するのはよくある話です。それは単に見積りが誤っていたのか、見積もりをするための必要十分な情報を発注者が事前に提出していなかったことが原因か、またはその両方の事もあります。経営者の視点ではこのような事態は「なんと理不尽な事」と思われるのではないでしょうか。

さらにもっと判りにくいのは、ソフトウェアのバージョン問題です。ベンダーの都合で一方的にサポートを中止され、バージョンアップを余儀なくされる、そのために必要な費用は情報システムの開発で支払った費用に近いほど望外なこともあります。業務の支援機能が向上するわけでもなく、また保守料も遅滞なく支払っているにかかわらずこんな事態が発生するのはどういうことなのか。企業側の情報システム担当者が経営者にどのように説明すべきか困惑しているのが現状なのです。情報システムの経験がない経営者が情報システムから距離を置こうとするのも無理はありません。

 

【解決手段は信頼関係の醸成】

 

この問題は根が深いのです。資金的な余裕の無い中小企業の経営者にとっては費用に関して敏感にならざるを得ません。また情報システムの担当者にとっては専門知識や経験が少ないので、前提条件付きの情報システム費用の意味やリスクを洞察できません。その結果として「騙された」と考えるようになり、両者の溝が深くなることは自明です。一番いい対処方法は両者がお互いの立場と状況を理解して日常のコミュニケーションを通じて信頼関係を醸成することです。これが一番です。しかし「口で言うが易し、行うは難し」というとおり、ボタンの変え違いからますます溝が深まることがよくあります。次善の策としては、経営的な感覚を持つ情報システム経験者のアドバイザーに頼る方法があります。これも特定ベンダーの専門家でなく、情報システム機器やソフトの販売とは関係のないフリーの立場の人であることが望ましいのです。当面はこの次善の策をとりながら、自社の中に専門知識や経験豊かな人材を育成することをお勧めします。